スタッフインタビュー　役員秘書③

――秘書業務といっても業界や企業によっても内容は違いがあるのではないかと思うのですが、社内での具体的な業務内容を教えていただけますか。

秘書として、一般的なソフトスキルと呼ばれるものはどちらの企業でも求められると思います。私の場合も日常的には、メールチェックや電話応対、来客応対、資料作成など多々あります。その中でもやはりメインはスケジュール管理です。役員のスケジュールは会社にとっても大きく影響しますから、貴重な時間の中で最大限に力を発揮していただけるように気を付けています。業務内容は多岐にわたってはいますが、一日の決まった流れというものは特にありません。役員からのイレギュラーなお仕事にもスピーディに対応できる体制を準備しているといえるでしょうか。社内での対応をしっかり行うのが私の役割となります。

――不動産会社として他の部署との連携なども重要になってくると思いますが、役員秘書という性質上、他の部署の方と接する機会は多いのでしょうか。

実は他部署との直接的な接点が頻繁にあるわけではありません。私のデスクでは電話も役員専用のものしか鳴りませんし。
ただ、だからといって孤立した業務かと言えばそうではありません。たとえば庶務課で備品補充のお手伝いをしたり、役員が各課の課長と打ち合わせされたりするときにスケジュールを調整する等、他部署との業務上でのつながりもあります。また、通常の秘書の業務とはイメージが合わないかもしれませんが、社内の掲示物の更新も担当させていただいております。例えば、ビルの稼働率の表を更新したり、営業社員の成約件数のグラフを作成しています。この作業をしていると頑張っている課員のみなさんとつながっているような気持ちがいたします。