整理-3-

個人情報保護法の施行により、爆発的な需要が生まれたOA機器の一つに、シュレッダーがあります。個人情報を守り、法的に定められた条件を満たすため、一定の書類に関しては、そのまま破棄できなくなってから数年が経ちました。

このシュレッダーをオフィスに設置すれば、そこで働くスタッフの意識次第で、必要のない書類や、重要な書類のコピーなどを、効率的に破棄することができ、机の上にファイルや書類が積み上がるという光景は防ぐことが可能だと思います。

そのため、シュレッダーをオフィスの要所に複数設置し、書類の整理を促している企業もあるようです。しかし、整理されたオフィスという視点からみると、もう一つ考えなければいけないことがあると思います。

それは極力、紙の書類を発生させないということです。これは、理想論になってしまいますが、紙での書類が発生することを極力無くしていけば、それを破棄することにも困りません。もちろん、実際の業務の中で、書類をゼロにすることはかなり難しいですし、その処理のためにシュレッダーは必要不可欠なものです。ただ、各セクションの業務内容を洗い出し、それに合った収納計画を立てても、それでもなお、整理しきれない書類が見受けられる実態がある場合には、ペーパーレスという課題について真剣に考える必要もあると思います。