整理-2-

収納計画でまず大切なのは、各々のセクションで行われる業務内容を分析することだと思います。例えば、当社のPM部では、自分が担当するオフィスビルやオーナー様、協力業者様のところへ訪問する機会が多いため、外回りをする頻度が高い傍ら、ビルのメンテナンス計画やグレードアップ、入退居によるリニューアルなどの工事を管理するため、図面を見ることがとても多いセクションです。

外回りが多い。というファクターから考えますと、デスクワークは少なくとも事務系のセクションよりは少ないということになります。
ですが、図面を扱うことを考慮しますと、仕事の内容によっては、他の部署よりも資料が多いかもしれません。しかも、オフィスビルの図面の場合、そこにメンテナンスやリニューアルの打ち合わせ項目を書き込むことが多いため、マスターである図面を保全するために、必ずといって良いほどコピーします。つまり各担当毎に図面が発生しています。これらのコピーの情報をどのようにマスターに反映させるか？バラバラな情報は、大きなミスにつながります。

このようにひとつの社内であっても、異なる業務を行っているセクションごとに、その業務内容を改めて洗い出し、そのセクションに合った収納計画を立てることが必要です。